既然要討論為什麼日本人不好相處，我想應該要先討論：什麼叫「好相處」，什麼叫「不好相處」。
好相處一般大概是指，比如談得來、有共同話題、彼此對同一件事情有相近的敏感度，對方幽默風趣談話的內容讓人心情愉快，或者那個人有獨特迷人之處，即使不用太多言語交談也讓人覺得安心，等等。而不好相處，比如話不投機、找不到共同可以聊的話題、講話的節奏合不來，意見老是相左，或者說覺得對方讓自己不舒服，不想近一步靠近攀談。
說當我們說「日本人難以相處」的時候，應該注意到一件事情。就是在分辨好不好相處時，我們通常是針對特定的人來作討論。但如果一個國家的絕大多數的人都讓人覺得難以相處的話，我們是否應該要重新去思考所謂「好相處」、「不好相處」是根據什麼樣的前提在做判斷？因為也許是我們所習慣的判斷基準不適用於這個國家的人也說不定。
眾所皆知，日本人對於形式的要求非常固執。在從小的教育裡面，他們被要求在表達個人的情感及意見前，要先觀察所處的環境有哪些人，根據這些人與自己的相對關係，用符合自己身分的話語來做自我表達。這個社會對於每個不同立場的人的表方式都有不同的規定，從出生起到長大成人，日本人必須在各種不同的場合裡根據不同的立場學習可以被週遭的人所接受的表達方式，同時也要去學習其他立場的人如何扮演其所屬的角色，將來有朝一日自己也可能會成為那個身分的人。
這些嚴格的言行規範有一個大前題，那就是所有人都必須服從於此規範。不服從此規範的零星少數人會遭到服從規範的大多數人的排擠，而無法打入大多數人的圏子(社會邊緣人，或不懂得日本人禮節的外國人)。不願意服從的人如果太多，以致於多到和守規矩的人相抗衡的時候，目前的規矩可能會被迫修改或拋棄，新的規矩會被創造出來。這對原本守規矩的人來說是一種威脅。為了防止這樣的事情發生，保守的日本人除了持續在教育上施加力量，在各個生活領域裡持續強烈要求遵守應有的規範以外，盡可能減少不服從規矩者進入圏子裡也是必要的手段之一。在少子化的今天，即使在勞動力逐漸呈現不足的狀況下，日本政府對移民的限制依然相當嚴格(此外我個人主觀認為，行為規範的約束力太強，以致於生活中要花費龐大的精力才足以應付，是現在的日本人臉上總缺乏一份光彩的主因)
但如果只是用嚴格的行為舉止規範來說明日本人難以相處的話，仍然缺乏說服力。透過對規矩的熟悉，單純地扮演好某個特定的角色原則上不是件難事。但外國人即便來日本以後，就算只是扮演好「留學生」的角色，要融入日本人之間的相處依然不容易。對日本人來說頗有具魅力的金髮藍眼睛的外國人，雖然可以在起步時站在有利的位置，但也容易使他們更主觀地認為，用特別的方式來對待這些外國人是理所當然，而不是用最一般的、自然而然的方式來對待。同樣的，反過來說，日本人即使到了國外，在不需要遵守規範的環境裡，難以親近的情況仍然沒有太大的改變。在使用不同語言時，日本人依然會謹慎地用字遣詞，用婉轉的方式表達自己的情感，仔細聆聽別人說話但只給予相對有限的評論…等等，但給人的感覺和一般所說的「有教養」之間仍多少有一點不同。嚴格的規範看似是造成日本人難以親近的原因，但事實上又好像不是如此。
但我認為原因依然是由於行為規範所造成的。之所以看似沒辦法提供合理的解釋，是因為其中有一個關鍵是大部分的人容易忽略，也是造成日本人與其他國家的人之間顯著差別的原因。那就是，從小到大都處在外在行為舉止受到嚴格限制的環境裡，日本人的「自我」和其他國家的人比起來，相對起來不是那麼地清晰。由於一直處在必須配合外在環境的空間裡，個人的想法、意見，都必須透過與外在環境的配合才得已表達出來，而這種「依據外在環境表達想法」的習性，使得日本人在向外國人表述個人意見的時候，很容易給人一種不踏實的感覺。他們試圖在對談的內容之中，藉由對方話語裡的意思來將自己的心意說出，或在對話所處的氣氛之中(場所，人，天氣…)尋找表達自己意見的媒界，透過這些媒界，婉轉地表達自己的心意。對於一心只想探求此人中心真意的外國人來說，這樣的表達方式總是讓人覺得非常不直接，讓人摸不著真正想表達的東西。當聽者越想要了解說話的人內心最直接、最單純的想法的時候，反而又更容易引起說話中的日本人的不安，然後更進一步去使用暖昧的語言好緩和談話的緊張氣氛，於是說的話就變得更難以了解。這正是日本人獨特之處：回避直接，利用環境之中的材料來表達心中的想法。
這種藉由環境之中的材料來表達意見的方式，必然使交談之中增添許多不確定的因素。因為對於同樣環境氣氛的感受性，除了依據個人主觀判斷以外，也受到所生長的文化、環境所影響，因此跟日本人交談、相處時，除了要去熟悉對方的個性之外，對日本文化也要有一定程度的認識，例如日本人普遍的時間感、空間感、人倫關係，對天氣、風景的感受性等等，才能知道對方是如何運用這些參考座標在表達意見。而反過來說，對大部分時間待在嚴格規範裡的日本人來說，要跳脫文化的束縛、真正融入外國人的世界更不容易，因為在成長經歷裡規範一直都存在著，一旦規範拿掉、只剩下赤裸裸的自己的時候，著實令他們感到不安(但如果要求僅止於「氣氛融恰」的話，難度則不會太高)
由此也可以說明為何日本人總是致力地在守護著「日本─日本人─日本文化」這個框框，但在面對「外國─外國人─他國文化」時卻給人一種格格不入的感覺。由於習慣在完全規定好的環境下生活，在「日本」的框框之內，他們過著和外界比起來相當和諧且極有秩序的生活，對生活之中的怨言也比外面世界的人少許多。然而一旦脫離「日本」，需要與外界直接溝通，對事情作出迅速反應，用高度的自由意志來決定事情時，便會出現「慢半拍」的情形。而這樣的民族特徵也反映在外交、文化交流、對外貿易等領域裡。在面對事情時，只要有足夠時間作準備，日本都能有系統地整合起來；一旦需要一邊觀察外在環境、一邊迅速作出判斷的領域裡，日本往往會居於劣勢。
我想，關於「日本人為何難以相處」這個問題上最值我們思考的是：在與他人相處之中，個人的自由意志究竟扮演著什麼樣的角色？強烈的個人自由意志容易給人過度自我中心、難以親近的印象，但同樣的，自我意志不夠清晰同樣也讓人感到無法親近。自我意志不夠強，固然使得日本人在與外國人於個人性格上做短兵相接交鋒的場合裡難以居上風，但同樣的特質，卻也使日本人的組織裡不會因突出的個人破壞整體的團結，在組織紀律之下，每個人安守本分各司其職，將團隊的力量發揮到最大。由於這種特質，日本人之中注定不會出現跨越種族與國家籓籬的區域或世界級領袖人物，但在需要所有人同心協力才能完全的組織性事務裡，你都可以看到日本人在其所屬的崗位上，為達成組織的目標，不問事情繁瑣與否，孜孜不倦地貢獻心力。